Qual o Formato Ideal para o Meu Evento?

Organizar eventos é tanto uma arte quanto uma ciência, e, convenhamos, um bom evento não pode prescindir de nenhum dos dois. Um toque de criatividade combinado com uma dose de estratégia é o que transforma eventos em momentos memoráveis e, o mais importante, em oportunidades de negócio que geram retorno.

Mas hoje, vou pedir licença à “arte” para focarmos na parte “científica” dos eventos – a lógica e o raciocínio estratégico que vão te ajudar a definir, de forma prática, qual é o formato ideal para o seu evento.

Eventos como Canal de Marketing

Vamos começar pelo básico: evento é um canal de marketing, e precisa ser tratado como tal. Sabe aquele ditado “se não tem meta, não é marketing, é hobby?” – pois é, vale pra cá também.

Todo e qualquer evento precisa ter um motivo para existir, um objetivo a ser cumprido, e um resultado esperado. E não só isso. Eles não podem ser fatores isolados no seu calendário, algo que você decide fazer por puro impulso ou só porque a concorrência está fazendo. Eventos precisam ser pensados e planejados de forma sistemática, como parte de um plano maior que visa potencializar seus resultados em outras frentes também.

Se você está planejando o próximo evento, mas não parou para definir uma estratégia e o calendário do canal como um todo, pare agora, volte duas casas, faça a lição de casa e depois continue com o planejamento. Acredite, você vai me agradecer lá na frente. Isso é essencial, porque, além de evitar um baita desperdício de recursos, vai garantir que você esteja sempre um passo à frente.

Planejamento de Eventos no Contexto do Calendário Anual

Assim como no digital você tem diversos tipos de campanhas (tráfego, conversão, retargeting, etc.), a mesma lógica se aplica a eventos. Dependendo do objetivo que você tem em mente, o tipo e o formato do evento ideal vão mudar – e, muitas vezes, significativamente.

Por isso, antes de planejar o seu próximo evento, sugiro que você olhe para a sua estratégia geral de crescimento, identifique as sazonalidades e necessidades específicas dos próximos meses, e crie um calendário de eventos que faça sentido para isso.

Deixe-me te dar um exemplo prático:

Vamos supor que o primeiro trimestre seja uma época ruim para a sua empresa em termos de geração de demanda. Talvez seja interessante planejar um evento maior, oferecendo conteúdo relevante para o seu prospect, com foco em iniciar conversas e construir relacionamentos.

Esse evento pode ser uma conferência com palestras que abordem as dores do seu público, que mostrem novas oportunidades de mercado, e que gerem interesse o suficiente para garantir um fluxo de novos contatos e leads no seu pipeline durante esse período difícil.

De maneira análoga, se o Q4 é um trimestre ruim para fechar negócios (principalmente em dezembro), talvez você deva considerar organizar jantares ou experiências menores para garantir que suas principais oportunidades não esfriem e tentar fechar contratos ainda neste ano.

Essas experiências são eventos focados em relacionamento e são perfeitos para criar um senso de urgência e fechar negócios antes do fim do ano. Já falei aqui algumas vezes, e volto a repetir: relacionamento é tudo em eventos, e proporcionar experiências que vão além do ambiente de negócios tradicional pode fazer uma enorme diferença nos resultados.

Formatos de Eventos Presenciais

Dito tudo isso, e assumindo que você já fez essa lição de casa, vamos começar a planejar o próximo evento. Para responder qual o formato ideal, é importante entender os tipos mais comuns de eventos. Ah, e só para reforçar, aqui estamos focando em eventos presenciais, mas isso não significa que eventos online não devam fazer parte do seu plano.

Vamos explorar três formatos principais, que eu gosto de chamar de pilares de eventos presenciais:

1. Feiras e Congressos

Esses são os famosos “summit” da vida: Web Summit, RD Summit, AWS Summit, e por aí vai. E eu sei, você deve estar pensando “ah, mas não tenho orçamento pra um evento desse tamanho”. Calma, jovem marketeiro, não precisa ser do tamanho dos grandes players para você fazer algo realmente impactante.

Os congressos e conferências são eventos de um ou mais dias, reunindo pessoas de um ou mais setores para compartilhar conhecimento, discutir ideias e promover a interação entre profissionais. Eles são ótimos para:

• Promoção de marca: A sua empresa será vista por milhares de pessoas. Aqui, o reforço de marca é quase garantido, desde que você tenha uma boa estratégia de comunicação e design.
• Estabelecer liderança de pensamento: Se você é um dos palestrantes, melhor ainda. Oferecer conteúdo relevante coloca sua marca como referência naquele setor e cria confiança instantânea.
• Geração de novas oportunidades: A visibilidade que um congresso traz também é ótima para iniciar conversas e estreitar o relacionamento com prospects. Dica de ouro: Se você tem aquele prospect da sua lista de ABM que está ignorando suas mensagens, chame-o para palestrar no seu próximo congresso. A taxa de respostas vai ser muito maior do que a sua atual. Isso vai ajudar a iniciar um relacionamento e, aos poucos, evoluir para conversas de vendas.

Estes eventos costumam demandar um bom planejamento e um orçamento mais elevado, mas o potencial de retorno é proporcional. Congressos são um investimento, e devem ser vistos como tal. Portanto, trate de analisar bem o público, entender quais outros congressos existem e garantir que o perfil dos participantes esteja alinhado com os seus objetivos.

2. Workshops e Masterclasses

Os workshops e masterclasses são eventos menores e de menor duração, focados em oferecer um conteúdo mais prático e técnico – aquele famoso “mão na massa”. Embora esse formato também esteja presente dentro dos grandes congressos, em áreas específicas, é comum que ocorram de forma isolada.

Eles funcionam bem tanto para topo, quanto para fundo de funil, ajudando a:

• Engajar prospects que já estão no radar.
• Engajar oportunidades já existentes
• Consolidar a relação entre a sua marca e o público, por meio de um conhecimento mais profundo e detalhado.

Por serem menores e mais técnicos, workshops demandam menos orçamento do que congressos, tornando-os uma excelente opção para manter uma estratégia de eventos recorrente sem pesar no bolso.

3. Experiências

Agora chegamos nas minhas favoritas: degustações de vinho, passeios de helicóptero, happy hours, jantares em restaurantes renomados, etc. Aqui estamos falando de eventos que buscam proporcionar uma experiência incrível ao participante, seja um prospect ou cliente.

Esses eventos costumam ser menores e têm como objetivo:

• Tirar o cliente do dia a dia e colocar ele cara a cara com sua equipe de vendas.
• Estreitar a relação e construir confiança de forma mais pessoal.

Normalmente, experiências são ideais para manter oportunidades aquecidas ou resgatar aquelas que estão esfriando. E, cá entre nós, quem não gosta de ser bem tratado, não é mesmo? Essa personalização e esse toque especial são ótimos para fazer o seu prospect se sentir valorizado – e, mais importante, lembrar da sua marca na hora de tomar uma decisão.

Como Escolher o Formato Ideal do Seu Evento?

Agora que você conhece os três principais formatos de eventos, vamos falar sobre como escolher o ideal para o seu próximo evento. Cada um dos tipos que mencionamos tem suas particularidades e pode ser dimensionado de várias maneiras, de acordo com os seus objetivos e o orçamento disponível.

Para simplificar, vou te dar algumas sugestões práticas.

1. Gerar Topo de Funil (ToFu)

Se você precisa gerar leads e alimentar seu pipeline, sugiro partir para congressos maiores. A sua limitação aqui vai ser o orçamento. Planeje o evento de modo que ele se pague e, se for bem executado, você verá um retorno interessante.

Pelo impacto que congressos podem gerar, eu consideraria gastar 50% a 60% do orçamento de eventos anuais neles. Mas é claro, tudo depende do tamanho da sua operação e da estratégia por trás do evento.

2. Manutenção e Expansão de Pipeline

Se você já está com o topo do funil bem alimentado, mas quer manter o volume e a eficiência, considere realizar workshops recorrentes. Pode ser um a cada três ou seis meses, dependendo das suas metas e orçamento disponível.

Essa abordagem vai te ajudar a:

• Engajar prospects que já estão no radar.
• Alimentar o relacionamento com leads que precisam de mais nutrição antes de se tornarem SQLs.

E aqui vai mais uma dica: workshops são ótimos para educar seu prospect e torná-lo um comprador mais informado. Isso faz toda a diferença na hora de discutir preço e funcionalidades, pois o seu lead já entende o valor da sua solução e está mais disposto a investir.

3. Fechar Negócios em Andamento

Se você precisa fechar oportunidades no pipeline, experiências são a melhor escolha. Eventos intimistas, que proporcionem uma experiência incrível e memorável, vão ajudar a:

• Acelerar a conversão.
• Engajar aqueles prospects que estão próximos da decisão, mas ainda precisam de um empurrãozinho final.

Minha Sugestão de Calendário Ideal de Eventos Próprios

Se eu fosse sugerir um calendário de eventos próprios bem eficiente para geração de demanda, considerando toda a jornada de compra ao longo do ano, seria algo assim:

• 1 Congresso em Q1 para começar o ano aquecendo o ToFu.
• 2 Workshops no fim de Q2 e Q4 para manter o engajamento do funil.
• 4 a 8 Experiências ao longo do ano, dependendo do orçamento (1 a 2 Experiências por trimestre).

Dessa maneira, você garante uma geração de topo de funil forte no início do ano, impulsiona a taxa de fechamento e aceleração do ciclo com experiências, e mantém o pipe alimentado com os workshops.

“Ah, mas Amplify, eu mal tenho orçamento pra fazer um evento, quem dirá todos esses.” Eu te entendo, jovem marketeiro. Por isso eu reforço: planeje e priorize. Tenha claro o objetivo que quer alcançar e escolha o tipo e formato de evento que se encaixa melhor nisso.

Algumas Dicas Importantes

Depois dessa “redação do Enem” toda, aqui estão algumas dicas que você não pode deixar de lado:

1. Congressos exigem um investimento maior, mas se bem planejados e executados, costumam ter o maior ROI. Você pode diminuir o custo final de feiras e congressos com patrocínios, cobrança de ingressos, e outras iniciativas. Se for sua estratégia, você pode até planejar o seu evento para que ele dê lucro ao invés de pesar no seu budget. Mas, ainda assim, na maioria das vezes você ainda vai precisar do capital inicial mais elevado para investir no teu evento até que comece a entrar a receita dos patrocinadores e ingressos.
2. Eu sou um apoiador ferrenho de experiências, mas tenho minhas ressalvas para empresas que possuem um ticket de vendas baixo e o motivo é bem simples. Em São Paulo, você vai gastar perto de R$10mil reais para um jantar de 30 pessoas em um restaurante renomado. Se você tem um ticket mensal de R$100, por exemplo, precisaria garantir que pelo menos metade do público assine o contrato com você para garantir um payback próximo de 6 meses. Quando olhamos para um ticket de R$1.000 por exemplo, você precisa que apenas 2 empresas (7% do público) feche para o evento se pagar em menos de 6 meses.
3. O sucesso de Congressos e workshops depende (muito) do conteúdo. Nesses momentos nós ficamos extremamente tentados a ir fundo em demonstrações e conteúdo sobre o nosso próprio produto ou serviço. Cuidado para não transformar isso em uma grande reunião de vendas e perder a adesão do seu público. É preferível oferecer conteúdos práticos que resolvam uma dor latente do público, tanto para garantir uma recorrência deles nos eventos, quanto para se posicionar como referência da indústria. Se lembre que eu não preciso te chamar para um workshop pra ficar falando o quão boa a Amplify é para você querer me contratar. Basta eu te ensinar estratégias reais para melhorar os resultados dos seus eventos pra você me enxergar como alguém extremamente experiente na área e considerar me chamar assim que precisar de ajuda com isso 😉

Conclusão

Escolher o formato ideal para o seu evento é um processo que exige tanto estratégia quanto visão do contexto geral. Não existe uma fórmula mágica, mas, com um bom planejamento e entendimento claro dos seus objetivos, você pode transformar eventos em poderosas máquinas de geração de demanda.

Cada formato tem seus pontos fortes – congressos para visibilidade e geração de leads, workshops para engajar prospects, e experiências para estreitar relacionamentos e acelerar fechamentos. O segredo está em entender o seu momento, o que sua empresa precisa, e adaptar o formato para maximizar resultados dentro do orçamento disponível.

Se precisar de ajuda para organizar, planejar, ou mesmo debater estratégias para o seu próximo evento, conte com a Amplify. Estamos aqui para transformar seus eventos no seu principal canal de aquisição – e sabemos exatamente como fazer isso acontecer.