Patrocinar feiras e eventos pode ser um dos caminhos mais eficazes para startups que buscam escalar seus negócios. O ambiente desses eventos oferece uma plataforma única para startups não só ganharem visibilidade, mas também para interagirem diretamente com um público-alvo qualificado, fazerem networking e posicionarem-se como líderes no setor. Este guia completo vai te ajudar a entender como aproveitar ao máximo essa oportunidade, evitando erros comuns e maximizar o retorno sobre o investimento (ROI) em cada etapa do processo.
1. Por que Patrocinar Feiras e Eventos?
Patrocinar eventos é uma estratégia poderosa para startups, mas por quê? Vamos explorar algumas razões fundamentais:
- Acesso Direto ao Público-Alvo: Diferente de outras formas de marketing que podem ter uma segmentação limitada, eventos geralmente reúnem um público altamente qualificado. Se o evento é relevante para o seu setor, você estará diante de pessoas que já têm interesse em suas soluções.
- Construção de Marca e Autoridade: Patrocinar eventos oferece uma oportunidade de associar sua marca a um ambiente de prestígio, o que pode ajudar a construir credibilidade e autoridade no mercado. Por exemplo, startups que patrocinam eventos de tecnologia como a Web Summit ou o SXSW conseguem uma visibilidade incomparável no ecossistema.
- Networking e Parcerias: Eventos são um terreno fértil para construir relacionamentos. Desde interações informais até reuniões de negócios estruturadas, você terá a chance de conectar-se com potenciais parceiros, investidores e até futuros funcionários.
- Geração de Leads Qualificados: Além de criar awareness, eventos são uma excelente oportunidade para gerar leads qualificados. Com uma estratégia de captação de leads bem executada, é possível sair do evento com uma lista valiosa de contatos que realmente têm interesse no que você oferece.
- Atenção: Algumas empresas caem na armadilha de patrocinar eventos sem uma análise criteriosa do público-alvo. Participar de um evento onde o público não está alinhado com sua proposta de valor pode resultar em desperdício de recursos e baixa conversão.
2. Como Patrocínios Podem Impactar Sua Startup
Patrocinar eventos pode gerar impactos profundos e positivos na sua startup. Aqui estão alguns exemplos de como:
- Aceleração do Ciclo de Vendas: Startups que participam de eventos geralmente têm a oportunidade de reduzir o ciclo de vendas, já que a interação face a face permite construir confiança e acelerar a tomada de decisões. Um exemplo é a startup que apresenta uma nova tecnologia em um evento de setor específico, permitindo que os tomadores de decisão experimentem o produto em primeira mão.
- Geração de Demanda: Você pode mudar completamente seu pipeline com uma estratégia bem planejada e executada em feiras e eventos patrocinados.
- Brand Awareness: Estar nos principais eventos do seu setor, principalmente de forma recorrente, te ajuda a ser reconhecido pelo seu público, impactando na jornada de compra das oportunidades existentes e começa até mesmo a impactar outros canais de aquisição como Direto e Orgânico por consequência.
3. Como escolher qual evento patrocinar?
Escolher o evento certo para patrocinar não é uma tarefa trivial e envolve várias considerações estratégicas:
- Alinhamento com o Público-Alvo: Antes de tudo, certifique-se de que o público do evento está alinhado com o seu mercado-alvo. Faça uma análise detalhada dos participantes dos anos anteriores, quando possível, para garantir que o perfil demográfico e psicográfico corresponda ao seu cliente ideal.
- Relevância do Setor: O evento ou feira deve ser relevante para o seu setor ou para os setores em que seus clientes atuam. Por exemplo, uma startup de fintech se beneficiará mais ao patrocinar eventos como Febraban Tech, do que eventos genéricos de tecnologia.
- Análise de Competidores: Verifique se seus principais concorrentes estarão presentes ou patrocinando o evento. Isso pode ser um bom indicador da relevância do evento, mas também uma oportunidade para se destacar ou se diferenciar.
- Tamanho e Reputação do Evento: Grandes eventos geralmente atraem um público maior, mas nem sempre maior é melhor. O ideal é patrocinar eventos com uma boa reputação e que ofereçam um público engajado, mesmo que sejam menores. É importante destacar que tamanho nem sempre é qualidade. Cuidado com eventos que possuem alto volume de estudantes e pessoas curiosas (comum em eventos e feiras gratuitas ou voltado para um público mais genérico)
- Calendário de Eventos: Monte um calendário anual de eventos, priorizando aqueles que acontecem em momentos estratégicos para a sua empresa, como períodos de lançamento de produto ou de captação de investimento.
- Orçamento: Definir um budget realista e estratégico é essencial. Distribua os recursos entre eventos de maior e menor escala, garantindo uma presença constante ao longo do ano. Um erro comum é gastar todo o orçamento em um único evento de grande porte, sem deixar margem para outras oportunidades. É preferível que você compareça a vários eventos, mesmo que com estandes e cotas menores, do que gaste todo seu dinheiro em um único elefante branco. A presença constante nos eventos vai potencializar seus resultados ao longo do tempo, além de tornar mais previsível e saudável a geração de pipeline ao longo do ano
- Erro Comum: Muitas startups escolhem eventos com base em popularidade ou tendências do momento, sem considerar o alinhamento estratégico com seus objetivos de negócios. Isso pode levar a uma participação ineficaz e desperdício de recursos.
4. Passo a Passo para Maximizar o ROI em Eventos Patrocinados
Maximizar o retorno sobre o investimento em patrocínios de eventos requer uma abordagem estratégica e bem planejada. Vamos destrinchar isso em passos práticos:
4.1 Como Definir a Cota de Patrocínio Ideal
- Análise de Opções: Eventos geralmente oferecem várias cotas de patrocínio, desde as mais básicas até as premium. Analise o que cada cota oferece em termos de visibilidade, espaço de estande, oportunidades de networking, entre outros. Compare essas ofertas com seus objetivos e orçamento para escolher a cota que oferece o melhor custo-benefício.
- Customização: Alinhe com os organizadores para customizar pacotes de patrocínio que atendam melhor às suas necessidades. Às vezes, um pacote intermediário com algumas adições personalizadas pode oferecer mais valor do que a cota premium.
- Negocie: Na maioria das vezes você consegue ter descontos substanciais nos valores das cotas com uma boa negociação. Isso é válido para eventos que estão com poucos patrocinadores ou tem cotas sobrando próximas ao evento (o organizador vai preferir ter um valor mais baixo para pagar o evento do que ficar sem nada). De maneira análoga, essa tática dificilmente funciona para eventos estabelecidos e que tem fila de espera para patrocínio.
- Cuidado: Algumas empresas optam pela cota mais barata disponível para economizar, mas acabam com uma presença limitada e sem destaque. Isso pode resultar em baixa visibilidade e pouca interação com o público-alvo.
4.2 Localização e Tamanho do Estande
- Localização Estratégica: A localização do seu estande pode ter um impacto significativo no sucesso da sua participação. Estandes próximos às entradas, áreas de alimentação ou zonas de alto tráfego têm maior probabilidade de atrair visitantes. Cuidado com algumas armadilhas como proximidade a banheiros (o mal cheiro espanta seu visitante) e proximidade a palcos ou regiões muito barulhentas (sua equipe não vai conseguir ter conversas boas)
- Tamanho e Layout: Considere o tamanho do estande em relação ao número de visitantes esperados e às atividades que você planeja realizar. Um estande maior pode acomodar mais interações, mas também requer uma equipe maior para atender adequadamente os visitantes.
- Design Atrativo: O design do estande deve ser atraente e funcional. Use elementos visuais que destacam sua marca, mas também assegure que o layout facilita a circulação e as interações. Tome muito cuidado com excesso de elementos no seu estande que acabam matando a área útil que seus prospects poderiam estar ocupando e elementos que o tornam muito fechado e pouco atrativo. Trate seu estande como uma vitrine de loja que deve despertar o interesse do público, ao mesmo tempo que é convidativa para o público entrar
4.3 A Importância das Palestras
Palestrar em um evento oferece uma visibilidade inestimável e a chance de demonstrar expertise, o que pode aumentar significativamente a credibilidade da sua startup.
Se você conseguir uma oportunidade de palestrar, prepare um conteúdo relevante e envolvente. Fale sobre tendências do setor, desafios comuns e como sua solução pode resolver problemas reais. Não esqueça de usar a palestra como um meio de interagir com a audiência. Inclua uma sessão de perguntas e respostas para engajar ainda mais os participantes e construir um relacionamento inicial.
Dica de ouro: A hora que sua palestra acabar, sua equipe deve estar do lado de fora do palco com sacolas, brindes e/ou panfletos convidando o público a continuar a conversa com vocês no estande.
4.4 Ativações e Atrações do Estande
Você já deve ter ido a diversas feiras e eventos e concorda comigo que em muitas situações, a área de exibição acaba virando um mar de estandes que fica difícil distinguir as empresas e identificar aquelas com produtos e serviços interessantes para você. Seu (futuro) cliente sente o mesmo.
Por isso, você precisa encontrar maneiras de fazer com que os visitantes te notem e queiram parar para falar com vocês. Algumas táticas são:
- Experiências Interativas: Crie ativações que envolvam o público, como demonstrações ao vivo do produto, jogos interativos ou experiências de realidade aumentada. Isso não só atrai visitantes, mas também os mantém no estande por mais tempo.
- Brindes Relevantes: Distribua brindes que sejam úteis e relevantes para o público do evento. Brindes tecnológicos, por exemplo, costumam ser muito apreciados em eventos de tecnologia.
- Coleta de Dados: Utilize as ativações para coletar dados de contato dos participantes. Isso pode ser feito através de sorteios, onde o visitante precisa fornecer um e-mail para participar, ou através de scanners de crachás.
4.5 Seu Estande Não é uma Prisão (Eu considero essa como a principal dica)
Um dos piores erros que sua equipe pode cometer é se prender ao estande e acreditar que lá é o único local, no evento todo, onde ela será capaz de iniciar conversas com prospects relevantes.
Encoraje sua equipe a sair do estande e explorar o evento. Identifique antecipadamente outros patrocinadores, palestrantes e participantes chave com quem sua startup deveria interagir e vá ao evento com um plano de ação claro de quais empresas vocês vão abordar.
Procure fazer um Networking Proativo. Programe reuniões fora do estande e participe de outras atividades do evento, como workshops e sessões de networking. Isso expande as oportunidades de negócio além das que vêm até o estande.
5. A Geração de Demanda tem que Vir Antes Mesmo do Evento Começar
Para maximizar os resultados do evento, a geração de demanda precisa começar antes mesmo do evento. Acredite em mim, fazer um pré-evento bem feito vai mudar completamente os resultados obtidos. Veja como fazer isso:
5.1 Fluxos de E-mail e Social para Engajar com Sua Base Existente de Leads
- Segmentação: Antes do evento, segmente sua base de leads existente e crie fluxos de e-mail direcionados para esses segmentos. Informe-os sobre sua presença no evento, destaques que podem encontrar no seu estande e incentive-os a agendar uma reunião com sua equipe.
- Conteúdo Pré-Evento: Utilize suas redes sociais para compartilhar conteúdos relacionados ao evento, como posts sobre o tema do evento, palestras que sua empresa vai realizar e até mesmo teasers das ativações que serão realizadas no estande.
- Criação de Expectativa: Ofereça conteúdos exclusivos para quem planeja visitar seu estande, como whitepapers, webinars ou e-books, que podem ser acessados em troca de informações de contato.
5.2 Fluxos de Outreach para Prospecst
- Pesquisa e Mapeamento: Antes do evento, faça uma pesquisa detalhada para identificar empresas e prospects que participarão do evento e que são relevantes para sua startup. Use plataformas como LinkedIn e listas de participantes para mapear esses contatos.
- Outreach Personalizado: Envie mensagens personalizadas para esses contatos, destacando como sua solução pode ser relevante para eles e convidando-os a visitar seu estande ou agendar uma reunião durante o evento.
- Parcerias Estratégicas: Identifique potenciais parceiros no evento e inicie conversas antes mesmo de chegar lá. Isso pode facilitar colaborações ou negociações durante o evento.
Você vai descobrir que abordar um cold prospect convidando para um evento vai ter uma taxa de resposta extremamente superior do que chamá-lo para um cold call. Aproveite isso!
6. A Geração de Demanda Não Termina ao Final do Evento
O trabalho não termina quando o evento acaba. Na verdade, a etapa pós-evento é crucial para maximizar o retorno, por isso, tenha fluxos prontos para os leads gerados no evento
- Segmentação dos Leads: Segmente os leads com base em seu nível de interesse e no tipo de interação que tiveram no estande. Leads quentes devem receber uma abordagem mais direta, enquanto leads frios podem entrar em um fluxo de nutrição de longo prazo.
- Follow-Up Rápido: Após o evento, envie rapidamente e-mails de follow-up para os leads gerados, agradecendo a visita e oferecendo mais informações sobre os produtos ou serviços discutidos.
- Enriquecimento de Dados: Utilize ferramentas de enriquecimento de dados para obter informações adicionais sobre os leads gerados, como cargo, empresa, setor, entre outros. Isso ajuda a personalizar ainda mais o follow-up.
- Segmentação para Campanhas Futuros: Use as informações coletadas para segmentar os leads em campanhas futuras, garantindo que cada grupo receba mensagens e conteúdos altamente relevantes.
Durante o evento você vai ter conversas extremamente produtivas com empresas que devem ser acionadas imediatamente e também terá conversas com pessoas que só estavam interessadas nos seus brindes (faz parte). Saiba diferenciar ambos e personalizar seu follow-up de acordo.
Muitas startups falham em fazer um follow-up eficaz ou esperam muito tempo para entrar em contato com os leads após o evento. Isso pode fazer com que o interesse do lead esfrie ou que ele opte por uma solução concorrente.
7. Conclusão
Patrocinar feiras e eventos pode ser uma estratégia transformadora para startups, desde que seja abordada com uma estratégia clara e bem executada. Desde a escolha do evento certo até a execução de uma estratégia de geração de demanda antes, durante e após o evento, cada etapa é crucial para maximizar o retorno sobre o investimento e impulsionar o crescimento do negócio.
Evitar os erros comuns e seguir as melhores práticas pode ser a diferença entre um patrocínio bem-sucedido e uma oportunidade perdida. Com planejamento, criatividade e execução eficaz, sua startup pode transformar patrocínios de eventos em um canal poderoso para aquisição de clientes, construção de marca e crescimento sustentável.
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